In diesem Datenschutzhinweis erläutern wir unsere Nutzung der Videokommunikationssoftware "Microsoft Teams".
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Die OD-OS GmbH, Warthestr. 21, 14513 Teltow, info@od-os.com, ist verantwortlich für die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft Teams (nachfolgend "Teams").
Anmerkungen: Wenn Sie auf die Website von "Teams" zugreifen, ist die Microsoft Corporation als Anbieter von "Teams" für die Datenverarbeitung verantwortlich. Der Zugriff auf die Website ist nur erforderlich, um die Software zur Nutzung von "Teams" herunterzuladen. Wenn Sie die "Teams"-Software (App) nicht nutzen wollen oder können, können Sie "Teams" auch über Ihren Browser nutzen. Der Dienst wird dann auch über die Website der Microsoft Corporation angeboten.
Beschreibung der Datenverarbeitung, Zweck und Art der Daten
Zur Durchführung von Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und Webinaren (im Folgenden: "Online-Meetings") nutzen wir das Tool "Teams" des US-Anbieters Microsoft Corporation.
Je nach Art und Umfang der Nutzung von "Teams" werden unterschiedliche Arten von Daten erhoben oder verarbeitet. Dazu gehören insbesondere
- Informationen zu Ihrer Person (z. B. Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Profilbild),
- Meeting-Metadaten (z. B. Datum, Uhrzeit und Dauer der Kommunikation, Name des Meetings, IP-Adresse des Teilnehmers),
- Text-, Audio- und Videodaten (z. B. Chatverläufe, Video- und Audiowiedergabe),
- Verbindungsdaten (z. B. Telefonnummern, Ländernamen, Start- und Endzeiten, IP-Adressen).
Im Folgenden möchten wir Sie näher über den Umfang der Datenverarbeitung informieren.
Erforderliche Daten und Funktionen
Als Mitarbeiter können Sie ein Benutzerkonto haben, mit dem Sie als "Nutzer" oder "Gastgeber" Online-Meetings organisieren und abhalten können. Um Ihr Benutzerkonto anzulegen oder eine Online-Sitzung zu planen und abzuhalten, werden folgende Daten von Ihnen erhoben und verarbeitet: Name, Benutzername, E-Mail oder Telefonnummer, Passwort (wenn kein Single Sign-On verwendet wird).
Wenn Sie als interner oder externer Teilnehmer ("Gast") an einer Online-Sitzung teilnehmen, erhalten Sie vom Gastgeber per E-Mail einen Zugangslink. Bei der Registrierung für das Online-Meeting müssen Sie dann Ihren Namen und ggf. Ihre E-Mail-Adresse angeben. Als Teilnehmer können Sie direkt über den Browser an den Meetings teilnehmen, ohne die Teams-App zu installieren.
Darüber hinaus erhebt das Tool Nutzerdaten, die für die Bereitstellung sowie die technische und betriebliche Unterstützung und Verbesserung der angebotenen Dienste erforderlich sind. Dazu gehören insbesondere technische Daten über Ihre Geräte, Ihr Netzwerk und Ihre Internetverbindung, wie z. B. IP-Adresse, MAC-Adresse, andere Geräte-IDs (UDID), Gerätetyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, Kameratyp, Mikrofon oder Lautsprecher, Art der Verbindung).
Freiwillige Informationen und Funktionen
Sie können, müssen aber keine weiteren Angaben zu Ihrer Person machen. Es steht Ihnen auch frei, während der Online-Sitzung die Chat-, Frage- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Sie können auch Ihre Kamera und Ihr Mikrofon ein- und ausschalten oder sich stummschalten.
Wenn Sie die Chat-, Frage- oder Umfrage-Funktion nutzen, werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um sie im "Online-Meeting" anzuzeigen und gegebenenfalls aufzuzeichnen. Wenn Sie Ihre Kamera oder Ihr Mikrofon einschalten, werden die Daten des Mikrofons Ihres Geräts und einer eventuellen Videokamera auf dem Gerät für die Dauer des Meetings verarbeitet. Beim Start von Online-Meetings sind Ihr Kamerabild und Ihr Mikrofon standardmäßig ausgeschaltet.
Bitte beachten Sie, dass alle Informationen, die Sie oder andere während einer Online-Sitzung hochladen, bereitstellen oder erstellen, mindestens für die Dauer der Sitzung verarbeitet werden. Dazu gehören insbesondere Chat-/Sofortnachrichten, Dateien, Whiteboards und andere Informationen, die während der Nutzung des Dienstes ausgetauscht werden.
Weitere Informationen über die Verarbeitung Ihrer Daten
Weitere Informationen über die Verarbeitung Ihrer Daten bei der Nutzung von "Teams" finden Sie unter: privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement und news.microsoft.com/de-de/datenschutz-und- security-in-microsoft-teams-users /.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Wenn Sie "Teams" als Arbeitnehmer nutzen, erfolgt die Datenverarbeitung auf der Grundlage von § 26 Abs. 1 BDSG, wenn und soweit die Durchführung von Online-Meetings für die Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.
Wenn Sie als externer Teilnehmer an einem Online-Meeting teilnehmen, werden Ihre Daten auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b. DSGVO verarbeitet, wenn Ihre Teilnahme an dem Online-Meeting zur Erfüllung eines mit Ihnen geschlossenen Vertrages erforderlich ist. Gleiches gilt, wenn das Online-Meeting zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Ihren Wunsch hin durchgeführt werden.
Soweit die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit dem Einsatz von "Teams" weder für die Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses noch zur Erfüllung eines mit Ihnen geschlossenen Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, erfolgt sie auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f. DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Aufrechterhaltung der ortsunabhängigen Kommunikation, der Pflege von Geschäftskontakten und der Erbringung der geschuldeten Leistungen.
Wenn Sie darüber hinaus bei der Nutzung des Tools freiwillig Angaben zu Ihrer Person machen oder freiwillig Funktionen nutzen, die nicht zwingend erforderlich sind, erfolgt die damit verbundene Datenverarbeitung auf Grundlage Ihrer widerruflichen Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. a,7. DSGVO in Verbindung mit § 26 (2) BDSG. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Bitte beachten Sie, dass Verarbeitungen, die vor dem Widerruf stattgefunden haben, davon nicht betroffen sind.
Weitergabe Ihrer Daten
Wir geben Ihre Daten grundsätzlich nicht an Dritte weiter. Eine Weitergabe erfolgt nur, wenn die Daten zur Weitergabe bestimmt sind, Sie zuvor ausdrücklich in die Weitergabe eingewilligt haben oder wir aufgrund gesetzlicher Vorschriften dazu verpflichtet oder berechtigt sind. Bitte beachten Sie, dass Inhalte aus "Online-Meetings", aber auch aus persönlichen Gesprächen, häufig zur Kommunikation mit Kunden, Interessenten oder Dritten genutzt werden und daher zur Weitergabe bestimmt sind.
Als externer Dienstleister und Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO unterstützt uns die Microsoft Corporation bei der Verarbeitung Ihrer Daten. Als Auftragsverarbeiter verarbeitet die Microsoft Corporation Ihre Daten streng nach Weisung und auf Grundlage eines gesondert abgeschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrages. Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) findet nicht statt, da wir unseren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben. Es kann jedoch nicht ausgeschlossen werden, dass Ihre Daten auch außerhalb der EU oder des EWR verarbeitet oder an die Microsoft Corporation übermittelt werden. Vorbehaltlich geeigneter Garantien im Sinne von Art. 46 GDPR erfolgt die Datenübermittlung in die USA durch die Verwendung von Standard-Datenschutzklauseln und zusätzlichen Maßnahmen. Ein Exemplar der Standard-Datenschutzklauseln sowie weitere Informationen über die zusätzlich getroffenen Maßnahmen stellen wir Ihnen auf Anfrage gerne zur Verfügung.
Löschung Ihrer Daten
Wir verarbeiten Ihre Daten grundsätzlich nur so lange, wie es für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist. Danach werden Ihre Daten gelöscht, es sei denn, die Verarbeitung oder Speicherung Ihrer Daten ist zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich. Im Falle gesetzlicher Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
Ihre Rechte als betroffene Person
Gemäß Art. 15 DSGVO haben Sie das Recht, vom Verantwortlichen Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten zu erhalten sowie unrichtige Daten gemäß Art. 16 GDPR oder auf das Vorliegen eines der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegen, z.B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Sie haben auch das Recht, die Verarbeitung einzuschränken, wenn eine der in Art. 18 DSGVO erfüllt ist und in den Fällen des Art. 20 DSGVO, das Recht auf Datenübertragbarkeit.In Fällen, in denen wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchstabe f DSGVO verarbeiten, haben Sie außerdem das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einzulegen. Wir werden die personenbezogenen Daten dann nicht mehr verarbeiten, es sei denn, es liegen nachweislich zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Ihre Datenschutzrechte können Sie hier geltend machen: datenschutz@od-os.com
Sie haben auch das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. Das Beschwerderecht kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat des Aufenthaltsortes der betroffenen Person oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes geltend gemacht werden.
Unser Datenschutzbeauftragter
Bei der Erfüllung unserer datenschutzrechtlichen Verpflichtungen werden wir durch unseren Datenschutzbeauftragten unterstützt. Die Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten lauten: datenschutz nord GmbH, Konsul-Smidt-Straße 88, 28217 Bremen, E-Mail: E-Mail: office@datenschutz-nord.de, Web: www.datenschutz-nord-gruppe.de