In diesem Datenschutzhinweis erläutern wir unsere Nutzung der Videokommunikationssoftware "Zoom".
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Die OD-OS GmbH, Warthestr. 21, 14513 Teltow, info@od-os.com, ist für die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Zoom verantwortlich.
Beschreibung der Datenverarbeitung, Zweck und Art der Daten
Wir verwenden das Tool "Zoom", um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und Webinare (im Folgenden: "Online-Meetings") durchzuführen.
Je nach Art und Umfang der Nutzung von "Zoom" werden unterschiedliche Arten von Daten erhoben oder verarbeitet. Dazu gehören insbesondere
- Informationen zu Ihrer Person (z. B. Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Profilbild)
- Meeting-Metadaten (z. B. Datum, Uhrzeit und Dauer der Kommunikation, Name des Meetings, IP-Adresse des Teilnehmers)
- Geräte-/Hardwaredaten (z. B. IP-Adressen, MAC-Adressen, Client-Version)
- Text-, Audio- und Videodaten (z. B. Chatverläufe, Video-, Audio- und Präsentationsaufzeichnungen)
- Verbindungsdaten (z. B. Telefonnummern, Ländernamen, Start- und Endzeiten, IP-Adressen)
Im Folgenden möchten wir Sie näher über den Umfang der Datenverarbeitung informieren.
Erforderliche Daten und Funktionen
Als Mitarbeiter steht Ihnen ein Gastgeberkonto oder Basiskonto zur Verfügung, mit dem Sie als "Gastgeber" oder "Host" Online-Meetings organisieren und durchführen können. Für die Erstellung Ihres Kontos oder für die Planung und Durchführung eines Online-Meetings werden folgende Daten von Ihnen erhoben oder verarbeitet: Name, Benutzername, E-Mail oder Telefonnummer, Passwort (wenn kein Single Sign-On verwendet wird).
Wenn Sie als interner oder externer Teilnehmer an einer Online-Sitzung teilnehmen, erhalten Sie vom Veranstalter per E-Mail einen Zugangslink. Bei der Registrierung für das Online-Meeting müssen Sie dann Ihren Namen und ggf. Ihre E-Mail-Adresse angeben. Als Teilnehmer können Sie direkt über den Browser an den Meetings teilnehmen, ohne den Zoom-Client zu installieren.
Darüber hinaus erhebt das Tool Nutzerdaten, die für die Bereitstellung sowie die technische und betriebliche Unterstützung und Verbesserung der angebotenen Dienste erforderlich sind. Dazu gehören insbesondere technische Daten über Ihre Geräte, Ihr Netzwerk und Ihre Internetverbindung, wie IP-Adresse, MAC-Adresse, andere Geräte-IDs (UDID), Gerätetyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, Kameratyp, Mikrofon oder Lautsprecher, Art der Verbindung.
Freiwillige Informationen und Funktionen
Sie können, müssen aber keine weiteren Angaben zu Ihrer Person machen. Es steht Ihnen auch frei, während der Online-Sitzung die Chat-, Frage- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Sie können auch Ihre Kamera und Ihr Mikrofon ein- und ausschalten oder sich stummschalten.
Wenn Sie die Chat-, Frage- oder Umfrage-Funktion nutzen, werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um sie im "Online-Meeting" anzuzeigen und gegebenenfalls aufzuzeichnen. Wenn Sie Ihre Kamera oder Ihr Mikrofon einschalten, werden die Daten des Mikrofons Ihres Geräts und einer eventuellen Videokamera auf dem Gerät für die Dauer des Meetings verarbeitet. Beim Start von Online-Meetings sind Ihre Kamera und Ihr Mikrofon standardmäßig ausgeschaltet.
Bitte beachten Sie, dass alle Informationen, die Sie oder andere während einer Online-Sitzung hochladen, bereitstellen oder erstellen, mindestens für die Dauer der Sitzung verarbeitet werden. Dazu gehören insbesondere Chat-/Sofortnachrichten, Dateien, Whiteboards und andere Informationen, die während der Nutzung des Dienstes ausgetauscht werden.
Andere Funktionen
Wenn dies für die Protokollierung der Ergebnisse einer Online-Sitzung erforderlich ist, kann der Chat-Inhalt protokolliert werden. Dies betrifft jedoch nur "öffentliche" Chats und Nachrichten, die direkt an die Gastgeber gesendet werden. Der Inhalt von privaten Chats wird nicht protokolliert.
Wenn wir Online-Sitzungen aufzeichnen möchten, werden wir Sie im Voraus informieren und - falls erforderlich - um Ihre Zustimmung bitten. Findet eine Aufzeichnung statt, werden die Teilnehmer der Online-Sitzung vom System sowohl per Video als auch per Audio darüber informiert.
Weitere Informationen über die Verarbeitung Ihrer Daten bei der Nutzung von "Zoom", eine detaillierte Auflistung der von "Zoom" erhobenen und verarbeiteten Daten sowie die "Zoom"-Datenschutzinformationen finden Sie unter: zoom.us/de-de/privacy.html.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Wenn Sie "Zoom" als Arbeitnehmer nutzen, erfolgt die Datenverarbeitung auf der Grundlage von § 26 Abs. 1 BDSG, wenn und soweit die Durchführung von Online-Meetings für die Zwecke des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist.
Wenn Sie als externer Teilnehmer an einem Online-Meeting teilnehmen, werden Ihre Daten auf der Grundlage von Artikel 6 Abs. 1 S. lit. b. DSGVO verarbeitet, wenn Ihre Teilnahme an dem Online-Meeting zur Erfüllung eines mit Ihnen geschlossenen Vertrages erforderlich ist. Gleiches gilt, wenn das Online-Meeting zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Ihren Wunsch hin durchgeführt werden.
Soweit die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Nutzung von "Zoom" weder für die Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses noch für die Erfüllung eines mit Ihnen geschlossenen Vertrages oder für die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Aufrechterhaltung der ortsunabhängigen Kommunikation, der Pflege von Geschäftskontakten und der Erbringung der geschuldeten Leistungen.
Wenn Sie bei der Nutzung des Tools auch freiwillig Angaben zu Ihrer Person machen oder freiwillig Funktionen nutzen, die nicht zwingend erforderlich sind, erfolgt die damit verbundene Datenverarbeitung auf Grundlage Ihrer widerruflichen Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a, 7 DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 2 BDSG. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Bitte beachten Sie, dass Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, davon nicht betroffen sind.
Weitergabe Ihrer Daten
Wir geben Ihre Daten grundsätzlich nicht an Dritte weiter. Eine Weitergabe erfolgt nur dann, wenn die Daten zur Weitergabe bestimmt sind, Sie zuvor ausdrücklich eingewilligt haben oder wir aufgrund gesetzlicher Vorschriften dazu verpflichtet oder berechtigt sind. Bitte beachten Sie, dass Inhalte aus "Online-Meetings", aber auch aus persönlichen Gesprächen, häufig zur Kommunikation mit Kunden, Interessenten oder Dritten genutzt werden und daher zur Weitergabe bestimmt sind.
Zoom Video Communications Inc. unterstützt uns bei der Verarbeitung Ihrer Daten als externer Dienstleister und Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO. Als Auftragsverarbeiter verarbeitet Zoom Video Communications Inc. Ihre Daten streng nach Weisung und auf Grundlage eines gesondert abgeschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrages. Die Datenverarbeitung kann auch außerhalb der EU oder des EWR erfolgen. Im Hinblick auf Zoom Video Communications Inc. wird ein angemessenes Datenschutzniveau gemäß Art. 46 Abs. 2 DSGVO lit. c DSGVO kann durch die Verwendung von EU-Standardvertragsklauseln und anderen geeigneten Maßnahmen (z.B. durch Einrichtung einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und Nutzung der Data-Routing-Funktion) erreicht werden. Geschlossene EU-Standardvertragsklauseln stellen wir auf Anfrage gerne zur Verfügung.
Löschung Ihrer Daten
Wir verarbeiten Ihre Daten grundsätzlich nur so lange, wie es für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist. Danach werden Ihre Daten gelöscht, es sei denn, die Verarbeitung oder Speicherung Ihrer Daten ist zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich. Im Falle gesetzlicher Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
Ihre Rechte als betroffene Person
Gemäß Art. 15 DSGVO haben Sie das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten durch den Verantwortlichen sowie auf Berichtigung unrichtiger Daten gemäß Art. 16 DSGVO oder die Löschung der Daten zu verlangen, wenn einer der in Art. 17 DSGVO vorliegt, z.B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Sie haben auch das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn eine der in Art. 18 DSGVO erfüllt ist und in den Fällen des Art. 20 DSGVO, das Recht auf Datenübertragbarkeit. In Fällen, in denen wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit.f DSGVO verarbeiten, haben Sie zudem das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einzulegen. Wir werden die personenbezogenen Daten dann nicht mehr verarbeiten, es sei denn, es liegen nachweislich zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Sie können Ihre Rechte hier geltend machen: info@od-os.com.
Sie haben auch das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt. Das Beschwerderecht kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat des Aufenthaltsortes der betroffenen Person oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes geltend gemacht werden.
Unser Datenschutzbeauftragter
Bei der Erfüllung unserer datenschutzrechtlichen Verpflichtungen werden wir durch unseren Datenschutzbeauftragten unterstützt. Die Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten lauten: datenschutz nord GmbH, Konsul-Smidt-Straße 88, 28217 Bremen, E-Mail: E-Mail: office@datenschutz-nord.de, Web: www.datenschutz-nord-gruppe.de